Organisationen und Arbeitsgruppen: Datensätze anlegen und bearbeiten

  1. Registerkarten und Eingabefelder

Organisationseinheiten und Arbeitsgruppen: Datensätze anlegen und bearbeiten (Stand: 12.10.2017)

Datensätze für Organisationenseinheiten und Arbeitsgruppen sind im Prinzip Dauerbaustellen:

  • Korrekturen (z.B. Änderung der Kostenstelle)
  • Ergänzungen (z.B. GND; Verknüpfung mit neuen Mitgliedern)
  • Die Organisationseinheiten sind in einer hierarchischen Baumstruktur angelegt (Parent-Child):
    • Veränderungen der Relationen zwischen Organisationseinheiten
    • Anlegen neuer Lehrstühle oder Arbeitsgruppen
    • Einfügen zusätzlicher hierarchischer Ebenen

Registerkarten und Eingabefelder

  • Für jede Organisationseinheit und Arbeitsgruppe an der RUB soll ein Datensatz existieren.
  • Wenn nachträglich GNDs angelegt werden, diese unbedingt in den zugehörigen Datensätzen nachtragen. Über die Facette "GND" können Datensätze herausgefiltert werden, die noch keine GND enthalten. Bitte weiter unten die Erläuterung zur Registerkarte "Administrative Daten" beachten.

Menü "Neu" in der grünen Menüleiste öffnen und "Organisation" bzw. "Arbeitsgruppe" auswählen. Die Eingabemasken bestehen aus 4 bzw. 5 Registerkarten.

  • Basisdaten
    • Bezeichnung: Name der Organisationseinheit
    • Verwaltungs-ID: Kostenstelle. Wichtig: Die Hochschulkennung muss der Zahlenkombination vorangestellt sein. Beispiele: RUB12345678 | TUDO4331.
    • GND: Falls diese nicht existiert, dann die GUID des Datensatzes eintragen.
    • Korrekturantrag: Tag, an dem der GND-Korrekturantrag an das HBZ gestellt wurde.
    • Anfangsdatum: Datumsangabe im Format JJJJ-MM-TT, JJJJ-MM oder JJJJ
    • Enddatum: Datumsangabe im Format JJJJ-MM-TT, JJJJ-MM oder JJJJ
    • URL: Bitte immer in der Form http://[Adresspfad] eintragen und eine Bezeichnung aus dem Drop-down-Menü auswählen.
    • Notizen: für Informationen, die nicht den anderen Unterfeldern zuzuordnen sind
  • Fördermittel = zusätzliche Registerkarte für Datensatztyp Arbeitsgruppe
    • Förderer: Name der fördernden Institution
    • ID des Förderers: GND-ID oder andere ID
    • Projekt ID: Projekt-ID, die von der fördernden Institution vergeben wurde
  • Beziehungen
    • Parent
      • ID
        • Dieses Feld darf nur mit einer einzigen ID belegt sein!
        • GND-ID der übergeordneten Organisationseinheit eintragen.
        • Existiert keine GND-ID, trägt man ersatzweise die GUID des Datensatzes der übergeordneten Organisationseinheit ein.
      • Bezeichnung: Name der übergeordneten Organisationseinheit
    • Children
      • ID
        • Dieses Feld darf nur mit einer einzigen ID belegt sein!
        • GND-ID der untergeordneten Organisationseinheit eintragen.
        • Existiert keine GND-ID, trägt man ersatzweise die GUID des Datensatzes der untergeordneten Organisationseinheit ein.
      • Bezeichnung: Name der untergeordneten Organisationseinheit
    • Projects
      • ID
        • Dieses Feld darf nur mit einer einzigen ID belegt sein!
        • GND-ID des Project eintragen.
        • Existiert keine GND-ID, trägt man ersatzweise die GUID des Datensatzes des Project ein.
      • Bezeichnung: Name des Project
  • Klassifikation
    • Für diese Registerkarte ist keine manuelle Eingabe vorgesehen.
    • DNB-Sachgruppe
    • DESTATIS Statistisches Bundesamt liefert zahlreiche Daten zu den deutschen Hochschulen, unter anderem nach Fächergruppen gegliedert. Anhand einer Konkordanz zwischen den Organisationseinheiten der RUB und den DESTATIS-Fächergruppen sollen die Unterfelder automatisch gefüllt werden.
  • Administrative Daten
    • Grau hinterlegte Felder (ID, Datum der Datensatzerzeugung, Änderungsdatum): Der Inhalt dieser Felder wird automatisch generiert und ist nicht veränderbar.
    • Datensatz verbergen: Checkbox aktivieren, wenn der Datensatz nicht in der Publikumssicht der Datenbank sichtbar sein soll bzw. nicht in automatisch generierten Publikationslisten auftauchen soll.
    • Redaktionsstatus: Beim Anlegen eines neuen Datensatzes für einen Organisationseinheit oder Arbeitsgruppe den Status auf "Neu" stehen lassen.
    • Datenkatalog
      • Pflichtfeld! Zeigt die Zugehörigkeit zu einem Teil-Datenbestand der HB 2 an.
      • Auswahl wird nicht automatisch getroffen: Die eigene Hochschule muss angeklickt werden.
    • Besitzer: Redakteur, der den Datensatz angelegt hat
    • RedakteurIn
      • Zuweisung des angelegten Datensatzes an einen Endredakteur
      • Der Datensatz kann entweder an Susanne Scholz oder Martina Stiemert adressiert werden. Dazu hier die jeweilige E-Mail-Adresse eintragen.
    • Dasselbe wie
      • Das Feld wird gebraucht, wenn in einen Datensatz mit leerem GND-Feld nachträglich eine GND eingetragen wird.
      • Wenn man in einen "GND-freien" Datensatz eine GND einfügt, erzeugt das System nach dem Abspeichern automatisch einen neuen Datensatz, dessen ID identisch mit der GND ist.
      • Deshalb unbedingt vor dem Abspeichern hier die ID des GND-freien alten Datensatzes eintragen.
      • Nach dem Abspeichern existieren dann erst einmal zwei Datensätze - einmal mit und einmal ohne GND. Man löscht nun den Datensatz ohne GND. Von Redakteuren gelöschte Datensätze landen zuerst in einem "Vorfluter". Ein Superadmin kann den Datensatz dann endgültig löschen.
  • Organisationseinheit bzw. Arbeitsgruppe anlegen oder Änderungen speichern
    • Einmal auf "Abschicken" am Ende der Seite klicken.
    • Wenn man mehrere Feldinhalte verändert: Zwischenspeichern nach jeder Eingabe ist nicht erforderlich.