Personendatensätze anlegen | bearbeiten (Stand: 19.05.2017)

Personendatensätze sind im Prinzip Dauerbaustellen:

  • Korrekturen (z.B. E-Mail-Adresse in falschem Feld abgelegt)
  • Ergänzungen (z.B. weitere Namensform)
  • Veränderungen der Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten

Neuer Personendatensatz: Arbeitsvorbereitung

  • Zuerst sorgfältig prüfen, ob bereits ein Datensatz für die Personen oder Organisation vorhanden ist. Gezielte Suche über den Suchschlitz auf dem grünen Menübalken. Gegebenenfalls kann das Suchergebnis mithilfe des Filters "Catalog" und der Filter für institutionen-zugehörige Datensätze weiter eingeschränkt werden.
  • Bevor man mit dem Erfassen von Personendatensätzen beginnt, immer zuerst den Filter auf den richtigen Datenbestand setzen: "Catalog" = eigene Hochschule

Registerkarten und Eingabefelder

  • Für jeden RUB-Wissenschaftler existiert ein Personendatensatz, der die zur eindeutigen Identifikation der Person erforderlichen Informationen enthält.
  • Diese Verwaltung der Personen-Stammdaten hat nichts zu tun mit dem Hinzufügen einer Person beim Erstellen eines Publikationsdatensatzes.
  • Wenn nachträglich GNDs angelegt werden, diese unbedingt in den zugehörigen Datensätzen nachtragen. Über die Facette "GND" können Datensätze herausgefiltert werden, die noch keine GND enthalten. Bitte weiter unten die Erläuterung zur Registerkarte "Administrative Daten" beachten.

Menü "Neu" in der grünen Menüleiste öffnen und "Person" auswählen. Die Eingabemaske für neue Personen besteht aus insgesamt 5 Registerkarten.

Basisdaten

  • Anrede: Bitte unbedingt Auswahl treffen, vor allem bei ausländischen Namen, wo für unsereinen die Zuordnung nicht klar ist.
  • Name: Den Namen der Person ausschließlich in der Form "Name, Vorname" eintragen.
  • Andere Namen:
    • Den Namen der Person ausschließlich in der Form "Name, Vorname" eintragen.
    • Für jede weitere abweichende Namensform muss ein weiteres Feld hinzugefügt werden.
  • E-Mail (IDM): ausschließlich persönliche E-Mail-Adressen mit der Domain @ruhr-uni-bochum.de. Die ausgeschriebene Form der Domain ist der Kurzform vorzuziehen.
  • E-Mail (Kontakt): alle anderen Arten von E-Mail-Adressen wie zum Beispiel
    • Sammeladressen von Einrichtungen (Beispiel: theochem@rub.de)
    • Persönliche Adressen aus RUB-Orgaeinheiten mit anderer Domain (Beispiele: mustermann@uv.ruhr-uni-bochum.de | flamme@lee.ruhr-uni-bochum.de)
    • Persönliche Adressen aus fremden Domains
  • Achtung beim Eintragen von E-Mail-Adressen!
    • Wird das Feld "E-Mail (IDM)" falsch belegt, funktioniert die Verknüpfung HB-ORCID über die Schnittstelle nicht. Dann muss manuell nachgebessert werden (siehe Daten bereinigen).
    • Im Zweifelsfall eine E-Mail-Adresse bitte in das Feld "E-Mail (Kontakt)" schreiben.
    • Status: Einer Person kann man mehrere Status zuschreiben, indem man die Strg-Taste gedrückt hält und dann mit der Maus eine Auswahl aus dem Menü trifft.
    • Forschungsinteressen: Wird nur auf Wunsch und nach Absprache mit dem Wissenschaftler ausgefüllt.
    • URL: Belegung des Feldes ist optional. Links zur persönlichen Homepage, LinkedIn?, xing und dergleichen. URL bitte immer in der Form http://[Adresspfad] eintragen.

IDs

  • GND
  • ORCID: Link zu Daten bereinigen/ORCID einfügen
  • Verwaltungs-ID ist die Datawarehouse-ID (DWID)
  • VIAF | ISNI | Researcher ID | Scopus Author ID | arXiv Author ID: IDs bekannter Datenanbieter und Netzwerke. Belegung der Felder ist optional.

Zugehörigkeit

  • Checkboxen RUB-Wissenschaftler und TUDO-Angehöriger
    • Es ist möglich, beide gleichzeitig zu aktivieren.
    • Zusammenhang mit der Publikationsdaten-Erfassung: Nur dann, wenn die Checkbox aktiviert ist, setzt das System bei der Übernahme einer Person aus dem Vorschlagsassistenten in der Registerkarte Person automatisch den RUB- bzw. TUDO-Haken.
  • Affiliation: Organisationseinheit, der die Person angehört
    • ID
      • Dieses Unterfeld darf nur mit einer einzigen ID belegt sein! Bitte die ID aus der GUID des Organisationsdatensatzes nehmen (z. B.  https://bibliographie.ub.rub.de/beta/retrieve/organisation/RUB5041013 ==> RUB5041013)
      • Hier sollte die GND-ID der Organisationseinheit eingetragen werden.
      • Existiert keine GND-ID, trägt man ersatzweise die Kostenstelle ein. Wichtig: Die Hochschulkennung muss der Zahlenkombination vorangestellt sein. Beispiele: RUB12345678 | TUDO4331.
      • Haben wir im schlimmsten Fall auch keine Kostenstelle, nehmen wir die GUID des Datensatzes der Organisationseinheit.
    • Anfangsdatum | Enddatum: Belegung, soweit die Daten bekannt sind. Nur vollständige Datumsangabe im Format JJJJ-MM-TT.
      • Bezeichnung: Name der Organisationseinheit
  • Group: Arbeitsgruppe. So bezeichnen wir einen Forschungsverbund, der nicht von der Organisationsstruktur der Hochschule abgebildet wird - beispielsweise ein Sonderforschungsbereich.
    • ID
      • Dieses Unterfeld darf nur mit einer einzigen ID belegt sein! Bitte die ID aus der GUID des Organisationsdatensatzes nehmen (z. B.  https://bibliographie.ub.rub.de/beta/retrieve/organisation/RUB5041013 ==> RUB5041013)
      • Hier sollte die GND-ID der Arbeitsgruppe eingetragen werden.
      • Existiert keine GND-ID, trägt man ersatzweise die GUID des Datensatzes der Arbeitsgruppe ein. Wichtig: Die Hochschulkennung muss der Zahlenkombination vorangestellt sein. Beispiele: RUB12345678 | TUDO4331.
    • Anfangsdatum | Enddatum: Belegung, soweit die Daten bekannt sind. Nur vollständige Datumsangabe im Format JJJJ-MM-TT.
    • Bezeichnung: Name der Arbeitsgruppe

Notizen

  • Bemerkung
    • Hier bitte bei Namensänderung wegen Personenstandsänderung vermerken, welches der Geburtsname ist.
    • Platz für biographische Angaben
    • Hinweise zur Bearbeitung und Aktualisierung des Datensatzes
  • Letzte Datenlieferung: nur vollständige Datumsangabe im Format JJJJ-MM-TT

Administrative Daten

  • Grau hinterlegte Felder (ID, Datum der Datensatzerzeugung, Änderungsdatum): Der Inhalt dieser Felder wird automatisch generiert und ist nicht veränderbar.
  • Redaktionsstatus: Beim Anlegen eines neuen Personendatensatzes den Status auf "Neu" stehen lassen.
  • Datenkatalog
    • Pflichtfeld! Zeigt die Zugehörigkeit zu einem Teil-Datenbestand der HB 2 an.
    • Auswahl wird nicht automatisch getroffen: Die eigene Hochschule muss angeklickt werden.
  • Besitzer: Sachbearbeiter, der den Datensatz angelegt hat
  • RedakteurIn
    • Zuweisung des angelegten Datensatzes an einen Endredakteur
    • Der Datensatz kann entweder an Susanne Scholz oder Martina Stiemert adressiert werden. Dazu hier die jeweilige E-Mail-Adresse eintragen.
  • Dasselbe wie
    • Das Feld wird gebraucht, wenn in einen Personendatensatz mit leerem GND-Feld nachträglich eine GND eingetragen wird.
    • Wenn man in einen "GND-freien" Personendatensatz eine GND einfügt, erzeugt das System nach dem Abspeichern automatisch einen neuen Personendatensatz, dessen ID identisch mit der GND ist.
    • Deshalb unbedingt vor dem Abspeichern hier die ID des GND-freien alten Personendatensatzes eintragen.
    • Nach dem Abspeichern existieren dann erst einmal zwei Personendatensätze - einmal mit und einmal ohne GND. Man löscht nun den Datensatz ohne GND. Von Redakteuren gelöschte Datensätze landen zuerst in einem "Vorfluter". Ein Superadmin kann den Datensatz dann endgültig löschen.

Person anlegen oder Änderungen speichern

  • Einmal auf "Abschicken" am Ende der Seite klicken.
  • Wenn man mehrere Feldinhalte verändert: Zwischenspeichern nach jeder Eingabe ist nicht erforderlich.