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Publikationsdaten erfassen (Stand: 12.06.2017)

Verknüpfung von Datensätzen: Vertikale und horizontale Relationen zwischen Publikationen abbilden

Allgemeines

  • Alle übergeordneten Publikationen haben einen sichtbaren, individuellen Datensatz.
  • In den Eingabefeldern "Ist Teil von", "Hat einen Teil" und "Andere Version" steht die GUID der in Relation stehenden Publikation - nicht deren Titel!
  • Über die Relation "Andere Version" kann auf Parallelausgaben und andere Versionen gezeigt werden. Beispiele: Preprint in ArXiv? und spätere Publisher's Version; Publisher's Version und Selbstarchivierung.
  • Welche Handgriffe erforderlich sind, um eine Verknüpfung herzustellen bzw. sichtbar zu machen, hängt vom Einzelfall ab:
    • Horizontale Verknüpfung: In beide Richtungen manuell herstellen.
    • Vertikale Verknüpfung:
      • Bei der Unterordnung muss in das Feld "Ist Teil von" die GUID der Überordnung geschrieben werden. Die Verbindung in Gegenrichtung wird vom System hergestellt.
      • Zur abschließenden Überprüfung Vollanzeige der Überordnung aufrufen bzw. einen Reload auslösen, wenn die Seite bereits geöffnet ist. Dann muss die neue Unterordnung sichtbar sein.

Über- und untergeordnete Datensätze in der richtigen Reihenfolge anlegen

Sammelband mit Aufsätzen komplett neu anlegen

  1. Sammelband anlegen.
  2. Aufsatz erfassen. In der Registerkarte "Teil von" im Eingabefeld "Ist Teil von" die GUID des Sammelbands eintragen. Warnung: In das Eingabefeld "Ist Teil von" gehört ausschließlich die GUID - nicht der Titel des Sammelbands.

Aufsatzverknüpfung zu bestehender Sammelbandaufnahme hinzufügen

  1. Aufsatz erfassen. In der Registerkarte "Teil von" im Eingabefeld "Ist Teil von" die GUID des Sammelbands eintragen.
  2. An der bestehende Sammelbandaufnahme ggf. noch Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen.
  3. Durch Neuanzeige bzw. Reload der Sammelbandaufnahme prüfen, ob die Verknüpfung hergestellt wurde.

Publikation ist in einer gezählten Reihe erschienen

  • Die Reihe ist bereits in der HB angelegt: In der Registerkarte "Ist Teil von" die Verbindung herstellen. Auch für das Eingabefeld "Ist Teil von" ist der Vorschlagsassistent aktiv.
  • Die Reihe ist noch nicht in der HB angelegt:
    1. Aufnahme für die Reihe anlegen.
    2. Aufnahme für den Stücktitel anlegen und in der Registerkarte "Ist Teil von" die Verbindung herstellen. Der Vorschlagsassistent greift auch frisch angelegte Datensätze direkt ab.

Publikation ist in einer ungezählten Reihe erschienen

  • Für ungezählte Reihen legen wir keine Überordnung an.
  • Stattdessen schreiben wir den Titel der ungezählten Reihe im Klartext in das Feld "Host title" in der Registerkarte "Ist Teil von".
  • Beim Erzeugen eingebetteter Publikationslisten wird der Feldinhalt korrekt ausgelesen und entsprechend dem gewählten Zitierstil dargestellt.

Allgemeine Hinweise zur Redaktionsarbeit

  • Die Feststellung, ob ein Autor RUB- oder TUDO-Angehöriger ist, obliegt dem Redakteur. Wenn ja, dann in der Registerkarte bei der jeweiligen Person die Checkbox bei "RUB member" bzw. "TUDO member" markieren.
  • Die vorliegenden bibliographischen Daten werden mit Hilfe der qualitativ höchstwertigen verfügbaren Informationsquellen verifiziert.
  • Fehlen essenzielle bibliographische Daten, müssen wir im Rahmen des Vertretbaren intensiv recherchieren, um die Lücken zu schließen: Verfasser-Vornamen, Titel, Erscheinungsjahr, Seitenangabe, Bandangabe, Heftnummer, DOI; PubMed-ID, WOS-ID, Scopus ID.
  • Jeder Datensatz soll eine Jahresangabe bzw. ein Datum aufweisen. Sind Publikationen noch nicht erschienen, bitte das vermutete Erscheinungsjahr erfassen und den Publikationsstatus "unveröffentlicht" einstellen. Dies gilt auch für Zeitschriftenaufsätze, die vorerst nur als Online-first-Version oder Proof ohne Angabe des Print-Erscheinungsjahrs, der Band- und/oder Heftzählung und Paginierung oder Aufsatzidentnummer verfügbar sind.
  • Wenn ein Verlag einen Zeitschriftenaufsatz auch als Online-Volltext anbietet, wollen wir den Link dorthin anbieten (vorzugsweise DOI). Wenn man über Suchmaschinen oder Fachdatenbanken keine elektronische Volltextversion eines Aufsatzes finden kann, muss auf jeden Fall direkt in den Webseiten der betreffenden Zeitschrift gesucht bzw. geblättert werden.

Fehler, die man unbedingt vermeiden sollte

  • Vornamen werden
    • nicht aufgelöst, obwohl die Information mit geringem Aufwand (zum Beispiel durch einfaches Öffnen des Aufsatz-Volltextes) zu ermitteln wäre, oder
    • vorschnell aufgelöst, obwohl ein echter Beleg für die Zuordnung zu einem bestimmten Autor (zum Beispiel ein Selbstzitat) fehlt.
  • Falsche Reihenfolge der Autoren wird nicht korrigiert. Wissenschaftler legen großen Wert darauf, dass die Reihenfolge der Namen in der Hochschulbibliographie der Reihenfolge auf dem Titelblatt entspricht.
  • Wissenschaftler wird vom Herausgeber zum Mitarbeiter eines Sammelbands herabgestuft. Das Problem ist nicht selten: Ein Wissenschaftler gibt auf seiner Literaturliste an, dass er einen Sammelband zusammen mit anderen herausgegeben hat. Der Redakteur findet in den Verbundkatalogen Titelaufnahmen, in denen nur ein einziger Herausgeber genannt wird und entscheidet deshalb, den Namen des Wissenschaftlers lediglich als Mitarbeiter oder weiteren Beteiligten zu erfassen. In solchen Fällen unbedingt auf der Verlagswebsite, in einem Buchhandelskatalog oder (falls vorhanden) in einem verlinkten Inhaltsverzeichnis nachschauen und dann sämtliche Herausgeber in der gegebenen Reihenfolge erfassen.
  • Verwechslung zwischen Bandzählung und Heftnummer
  • Die Heftnummer wird nicht notiert, obwohl die Angabe dem E-Journal, dem Eintrag in der Fachdatenbank oder einem Zitat zu entnehmen ist.
  • Flüchtigkeitsfehler beim Abschreiben. Beispiele:: "1" statt "Suppl. S1", "1, Suppl." statt "Suppl. 1", Seitenangabe "1-15" statt "B1-B15".
  • Vertauschen von Hauptsachtitel und Untertitel
  • Die Formatierungsregel für Datumsangaben wird nicht beachtet.
  • Ansetzung von Personennamen und Körperschaften:
    • Namen werden nicht nach RDA angesetzt.
    • Sonderregel für Autoren mit verschiedenen Namensformen wird nicht beachtet.
  • Periodika werden abweichend von der ZDB aufgenommen.
  • Es werden ISSN erfasst, obwohl sie laut ZDB falsch sind.
  • Es werden nicht alle gültigen ISSN erfasst, zum Beispiel die der Online-Ausgabe vergessen.

Schreibfehler beseitigen

  • Rechtschreibfehler korrigieren
  • Umlaute richtig wiedergeben
  • Auf die korrekte Schreibung von Namen achten. Konsonanten mit diakritischen Zeichen kann man sich einfach aus dem Web kopieren und einfügen.
  • Auf Dreher in Zahlenfolgen und Wörtern achten.
  • Mit Ausnahme der Wörter, die immer groß geschrieben werden müssen, soll bei englischen Titeln nur das erste Wort des Titels groß geschrieben werden.
  • Überflüssige Spatien beseitigen. Diese entstehen oft beim Einfügen, wenn man aus dem Web oder einer PDF-Datei Zeichenfolgen kopiert hat, die einen Zeilenumbruch beinhalten.
  • Unbedingt alle Weblinks auf Funktionsfähigkeit überprüfen (DOI, PubMed-ID, Volltext, Abstract, Inhaltsverzeichnis).
  • Wenn kein DOI existiert, soll der Link zur Leitseite des Artikels erfasst werden. Existiert auch keine Leitseite, geben wir den Link an, der direkt zur offiziellen Online-Version führt.
  • Existiert eine Parallelveröffentlichung oder Selbstarchivierung auf einer privaten Homepage, einer Institutshomepage oder einem Dokumentenserver (zum Beispiel ArXiv)? Oder ein Preprint irgendwo im Netz? Wenn es keine anders lautende Vereinbarung mit dem Wissenschaftler gibt, legen wir in diesem Fall dafür einen eigenen Datensatz an (Dokumentationstyp in der Regel Internetdokument) und bringen den zugehörigen Link ausschließlich dort unter - nicht als zusätzlichen Weblink beim Originalaufsatz im E-Journal.
  • Aufsätze aus Sammelbänden und Kongressbänden, die als Einzel-PDF zur Verfügung gestellt werden: In den Datensatz für den Aufsatz gehört der DOI des Aufsatzes, nicht der des Gesamtwerks.

Dubletten vermeiden

  • Bevor man eine Publikation neu erfasst, prüft man gründlich (auch für Überordnung), ob sie bereits in der Hochschulbibliographie verzeichnet ist.
  • Existiert bereits ein Datensatz, prüft man, ob Ergänzungen oder Korrekturen erforderlich sind.
  • Existieren bereits Dubletten, bereinigt man diese erst einmal (siehe Daten bereinigen).

Neue Titel, die durch die ORCID-Synchronisation angelegt wurden

  • Bearbeiten wie jeden anderen Titel.
  • Der Vermerk "added by ORCID synchronization" im Notizfeld kann gelöscht werden.

Passende Erfassungsmaske öffnen

  • Menü "Neu" auf der grünen Menüleiste öffnen und "Werk" auswählen.
  • Das System zeigt anschließend die Auswahlseite für unsere Basis-Publikationstypen an. Zu vielen Publikationstypen existieren Subtypen.
  • Um einen Titel eines speziellen Publikationstyps aufzunehmen, hat man zwei Möglichkeiten:
    • Auf der Auswahlseite die Erfassungsmaske zum Basis-Publikationstyp wählen. In der Registerkarte "Basisdaten" im Drop-Down-Menü "Untertyp" die passende Einstellung vornehmen.
    • Auf der Auswahlseite direkt die Erfassungsmaske zum Subtyp wählen. In der Registerkarte "Basisdaten" im Drop-Down-Menü "Untertyp" ist der richtige Subtyp bereits eingestellt.
  • Der Publikationstyp kann während der Ersterfassung oder bei der nachträglichen Bearbeitung eines Datensatzes geändert werden.

Registerkarten innerhalb der Erfassungsmaske bearbeiten

Beim Ausfüllen hilft in vielen Feldern der Vorschlagsassistent. Er beruht auf folgenden Datenbeständen:

  • Bibliographische Daten aus der HB
  • Personendatensätze
  • Organisationsdatensätze

Manuell angelegte Titel- oder Personendaten werden sofort nach dem Speichern vom Vorschlagsassistenten berücksichtigt. Wenn das einmal nicht funktionieren sollte, bitte direkt an den Systemadministrator wenden und das konkrete Beispiel nennen.

Die Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen versehen. Pflichtfelder sind unter anderem Publikationsstatus, Titel, Redaktionsstatus und Data Catalog.

Eingabemaske umfasst bis zu 11 verschiedene Registerkarten (je nach Publikationstyp)

  • Basisdaten: Der Vorschlagsassistent für Titel, Untertitel und Titelzusatz bietet eine weitere Chance, Dubletten zu erkennen, falls man bei der Recherche im Vorfeld etwas übersehen hat.
  • Spezifische Daten: Die Registerkarte erscheint nur bei den Publikationstypen Patent und Norm.
  • IDs
    • IDs müssen eindeutig zuzuordnen sein, sonst gibt es Probleme mit der Dublettenvermeidung bei der ORCID-Synchronisation. IDs, die für Über- UND Unterordnung oder für mehrere Aufsätze gleichzeitig gelten, können wir nicht aufnehmen.. Beispiele:
      • PubMed nimmt Zeitschriftenhefte oder -supplementhefte mit Kongressbeiträgen (besonders Abstracts) häufig nur global auf, d.h. die Einzelabstracts werden nicht in der Datenbank verzeichnet. Diese Sammelaufnahmen tragen den Hinweis "No authors listed". Beispiel: PubMed-ID 23738341 (gehört zu DOI: 10.1093/eurjhf/hst011). Solche PubMed-IDs können wir nicht übernehmen.
      • Verlage fassen oft größere Mengen von Kongressabstracts unter einem DOI zusammen. Beispiel:  http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/ejhf.2013.12.issue-S1/issuetoc.
    • Webadressen immer in der Form " http://[Adresspfad]" eintragen.
    • https-Adressen ünterstützt HB 2 noch nicht.
    • DOI sind eminent wichtige Informationen. Wenn diese Angabe fehlt, müssen wir unbedingt nachrecherchieren:
      • Fachdatenbanken
      • Suchmaschinen
      • Notfalls Browsen bzw. Suchen in der Zeitschriften-Homepage bzw. im E-Book-Portal der Anbieters!
      • Wir übernehmen nur solche DOI, die der aufzunehmenden bibliographischen Einheit (z.B. Aufsatz) eindeutig zugeordnet sind. Grund: Wenn mehrere Publikationsdatensätze identische PubMed?-IDs haben, funktioniert die Dublettenvermeidung bei der ORCID-Synchronisation nicht.
  • PubMed-ID
    • Wenn die PubMed-ID nicht zusammen mit den übrigen bibliographischen Daten gemeldet wurde, müssen wir versuchen, sie zu ermitteln.
  • Web-of-Science-ID: Kann leider nur aus der Dokument-Vollanzeige entnommen werden. Siehe Seite "Feldbezogene Informationen, Beispiele, Sonderfälle, Tipps und Tricks".
  • Scopus ID: Muss aus der Seitenadresse der Dokumentanzeige herausgelöst werden. Siehe Seite "Feldbezogene Informationen, Beispiele, Sonderfälle, Tipps und Tricks".
  • ISBN / ISMN / ISSN
    • Alle Möglichkeiten zum Ermitteln einer gültigen, syntaktisch korrekten Identifizierungsnummer ausschöpfen.
    • Alle gültigen Identifikationsnummern zu einer Publikation erfassen, so zum Beispiel auch zusätzliche Identifikationsnummern für elektronische Volltextversionen.
  • Person
    • Namen der an der Publikation beteiligten Personen
    • Rollen, die diese Personen in Bezug auf die Publikation spielen (zum Beispiel Autor oder Herausgeber)
    • Kennzeichnung als RUB- bzw. TUDO-Angehöriger
    • Kennzeichnung als Corresponding Author einer Publikation. Der Corresponding Author wird meistens bereits auf der Aufsatz-Leitseite genannt. Auch die Datensätze in Web of Science enthalten in der Regel diese Angabe. In wenigen Fällen wird es nötig sein, den Volltext durchzusehen, um den Corresponding Author zu ermitteln.
    • Achtung bei Personen, die verschiedene Namen führen (zum Beispiel wegen Änderung des Familienstands): Wir verzeichnen die Publikation unter dem Namen, der zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geführt wurde bzw. der in der Veröffentlichung angegeben ist.
  • Körperschaft: Funktioniert analog zum Reiter "Personen".
  • Veranstaltung: Für Kongresse und andere Arten von Veranstaltungen, die keinen Körperschaftsstatus haben.
  • Zeitschrift
  • Maximal 3 Registerkarten für die verschiedenen Relationen
    • Ist Teil von
    • Hat einen Teil
    • Andere Version
  • Schlagwort : * Schlagwörter müssen manuell eingetragen werden.
  • Inhalt
    • Abstract(s)
    • Inhaltsverzeichnis(se)
  • Open Access:
    • Spezifische Informationen zu institutionell geförderten Open-Access-Publikationen
    • Zur Zeit erfasst Frau Kallweit die über den Fond geförderten Open-Access-Artikel auf Zuruf vom Zeitschriftenteam (Trac-Ticket). Andere Redaktionsmitglieder fassen die Registerkarte Open Access nicht ohne Rücksprache an!!
    • Es müsste geklärt werden, ob auch sonstige Open-Access-Artikel ausgezeichnet werden sollen, damit der HB-Nutzer danach filtern kann. André hatte einen Filter konstruiert und Open Access anhand des DOAJ ermittelt.
  • Administrative Daten
    • Der Inhalt der grau hinterlegten Felder (GUID, Datum der Datensatzerzeugung, Änderungsdatum) wird automatisch generiert und kann nicht geändert werden.
    • "Kontext der Zugehörigkeit" und "Kontext der Arbeitsgruppe": Diese Felder werden verwendet, um einzelne Publikationen einer Forschungs- oder Arbeitsgruppe zuweisen zu können und daraus Publikationslisten zu generieren.
    • "Scheindublette": Checkbox aktivieren, sobald Kernelemente der bibliographischen Beschreibung mit denen eines anderen Datensatzes überstimmen, so dass die Datensätze von Dubletten-Filteralgorithmen als identisch klassifiziert werden würden.
    • "Data Catalog": Zugehörigkeit zu einem Teil-Datenbestand der HB 2. Beim Neuanlegen eines Datensatzes stets den Catalog der eigenen Universität auswählen. Wenn man beim Auswählen des Datenkatalogs die "Strg"-Taste gedrückt hält, kann man einen Datensatz gleichzeitig mehreren Katalogen zuweisen.

Zeitschriften

  • Beim Anlegen einer Zeitschriftenaufnahme auf jeden Fall die ZDB-ID erfassen.
  • Wird ein Aufsatz neu erfasst und mit einer bestehenden Zeitschriftenaufnahme verknüpft, soll auch ein Qualitäts-Check der Zeitschriftenaufnahme gemacht werden:
    • Titelansetzung korrekt?
    • ZDB-ID vorhanden?
    • ISSN vorhanden?
    • IDs von Online-Volltextausgabe integriert?
    • Gibt es in der HB 2 mehrere Aufnahmen für dieselbe Zeitschrift? Dann Daten bereinigen.

Problemfälle | noch nicht ausdiskutierte Fallgruppen

Publikation noch nicht erschienen?

  • Im Feld Datum das vermutete Erscheinungsjahr eintragen, Publikationsstatus auf "unveröffentlicht" einstellen.
  • Beispiele:
    • Ein Buch ist vom Verlag angekündigt - mit oder ohne konkreten Termin.
    • Ein Zeitschriftenaufsatz ist lediglich als Online-Vorabversion oder Proof ohne Angabe des (Print-)Erscheinungsjahrs, der Band- und/oder Heftzählung und Paginierung oder Aufsatzidentnummer verfügbar.
    • Ein Zeitschriftenaufsatz steht auf der Zeitschriften-Website in einer Liste eingereichter oder zur Veröffentlichung angenommener Aufsätze.
    • Der Wissenschaftler meldet: in Vorbereitung, im Druck, zur Veröffentlichung eingereicht, zur Veröffentlichung angenommen.

Besonderheiten im Erscheinungsverlauf:

  • Periodika, bei denen Erscheinungsjahr und Berichtsjahr nicht übereinstimmen: Im Feld "Datum" trägt man das Erscheinungsjahr ein, im Feld "Titelzusatz" das Berichtsjahr.
  • Jahresübergreifende Periodika-Bände: Im Feld "Datum" trägt man das frühere Erscheinungsjahr ein, im Feld "Titelzusatz" die vollständige Jahresangabe. Beispiel: "2001/02".
  • Monographien, deren Erscheinen sich über mehrere Jahre hinzieht: Im Feld "Datum" trägt man das früheste Erscheinungsjahr ein, im Feld "Titelzusatz" den vollständigen Erscheinungsverlauf. Beispiel: "2003-2009".
  • Bei Loseblattausgaben wird im Feld "Datum" der Erscheinungsbeginn eingetragen. In das Feld "Titelzusatz" kommt der Vermerk "Erscheint seit JJJJ".

La-TeX-Formeln:

  • Damit die Formel korrekt angezeigt wird, muss sie in Dollarzeichen eingeschlossen werden.
  • Beispiel für eine korrekte Eingabe: $\F_{2n}$ - also Dollarzeichen ohne Spatium voran- bzw. nachstellen.
  • Beispieldatensatz: 36d91aa8-1687-4e92-ad06-7c9e7621c403.

Ansetzung von Körperschaften, Abgrenzung zu "Name der Veranstaltung":
Wird demnächst geklärt.

Schlagwort:

  • Die Frage, ob wir beide Felder "ID" + "Bezeichnung" benötigen, wird demnächst geklärt.
  • Die Erfassung von Schlagwörtern begrenzen wir momentan auf das unbedingt Nötige. Bei großem Zeitdruck kann auch ganz darauf verzichtet werden.
  • Bei Zeitschriftenaufsätzen bietet es sich an, die Keywords von der Aufsatzleitseite zu übernehmen.
  • Bei Büchern in einem Bibliothekskatalog nachsehen und Schlagwörter übernehmen.

"Data Catalog":

Bei Personen, die gleichzeitig RUBi und TUDO sind, können jetzt beide Optionen markiert werden.

Zeitschriften-Dubletten:
Sind noch in großer Zahl vorhanden. Großaktion derzeit nicht möglich. Deshalb bei der normalen Redaktionsarbeit aufpassen und Einzelfälle on the fly bereinigen.

Anmerkungen zu einzelnen Publikationsformen

Mehrbändiges Werk (Multi Volume Work)

Fall 1: Teilbände haben aussagekräftige zitierfähige Einzeltitel ==> Dokumenttyp "Mehrbändiges Werk"

Ein Datensatz des Typs "Mehrbändiges Werk" wird nur angelegt, wenn die Teilbände aussagekräftige zitierfähige Einzeltitel haben!

  • Ebene A = Oberste hierarchische Ebene = Mehrbändiges Werk
  • Ebene B = Einzelaufnahmen für die Teilbände
  • Ebene C = Kapitel innerhalb eines Einzelbandes
  • Ebene D = Reihe, in der das mehrbändige Werk erschienen ist

Daraus ergeben sich folgende Arbeitsschritte:

  • Ebene A: Mehrbändiges Werk anlegen. Bitte den passenden Untertyp auswählen.
  • Ebene B: Für die Teilbände Einzelaufnahmen anlegen und für diese jeweils den "wirklichen" Dokumenttyp auswählen. Beispiel: Das "Handbuch der Orientalistik" besteht aus Monographien und Sammelbänden. Verknüpfen mit Ebene A.
  • Ebene C: Aufnahmen für die Kapitel aus den Teilbänden anlegen und diese mit den zugehörigen Teilbänden auf Ebene B verknüpfen.
  • Ebene D: Ist das mehrbändige Werk in einer Reihe erschienen, können sowohl Ebene A als auch Ebene B mit der Reihe verknüpft werden.

Fall 2: Teilbände haben keine aussagekräftigen Einzeltitel ==> Dokumenttyp "Sammelwerk"

Wenn die Teilbände nur eine Zählung und ggf. noch eine unspezifische Inhaltsangabe haben, werden für die Teilbände keine Einzelaufnahmen angelegt.

  • Ebene A = Oberste hierarchische Ebene = Sammelband oder Monographie oder sonstiger passender Dokumenttyp
  • Ebene B = Kapitel innerhalb eines Einzelbandes
  • Ebene C = Reihe, in der das mehrbändige Werk erschienen ist

Daraus ergeben sich folgende Arbeitsschritte:

  • Ebene A: Oberste hierarchische Ebene anlegen. Im Feld "Anzahl der Bände" die Gesamtzahl der Bände eintragen.
  • Ebene B: Aufnahmen für die Kapitel aus den Teilbänden anlegen und diese mit Ebene A verknüpfen. In der Registerkarte "Ist Teil von" den Teilband angeben.
  • Ebene C: Ist das mehrbändige Werk in einer Reihe erschienen, Ebene A mit der Reihe verknüpfen.

Zeitschriften und Reihen / Allgemeines

Vorarbeiten und laufende Revisionsarbeiten

  • Wer bei Routinearbeiten eine Reihen- oder Zeitschriftenaufnahme anfasst, prüft, ob sie regelgerecht ist und korrigiert sie gegebenenfalls.
  • Vor jeder Neuaufnahme bzw. Bearbeitung einer Titelaufnahme erfolgt eine gründliche Bestandsaufnahme!
    • Existiert bereits eine Titelaufnahme?
    • Gibt es vielleicht sogar Dubletten?
  • Wenn es Dubletten gibt:
    • Genaue Anleitung
    • Wurde die Zusammenführung über "Dasselbe wie" bereits angestoßen?
    • Wurden dabei auch alle überflüssigen Aufnahmen eingesammelt?
    • Ist die Gewinneraufnahme in Ordnung?

Erfassung der bibliographischen Daten

  • Wir setzen den Titel gemäß ZDB an. Die ZDB-Aufnahme muss jedoch nicht in allen Einzelheiten abgeschrieben werden. Wir konzentrieren uns auf die bibliographischen Daten, die für die Hochschulbibliographie relevant sind.
  • Für die gedruckte und die elektronische Volltextversion kann in der Regel eine zusammenfassende Aufnahme erstellt werden. Ausnahme: gravierend abweichende Titelansetzungen der Versionen.
  • Behandlung von Unterreihen in der Registerkarte "Basisdaten":
    • Es gibt je ein Feld für die Unterreihe in Vorlageform und Sortierform
    • Auch der Inhalt der Unterfelder "Unterreihe" und "Subseries(sort)" ist retrievalfähig. Bei einer Suche nach dem Reihen- bzw. Zeitschriftentitel wird in der Trefferliste der Inhalt des Felds "Subseries(sort)" angezeigt.
    • Bei der Einbindung von Publikationslisten in Webseiten kann gesteuert werden, ob Unterreihen in Vorlage- oder Sortierform gelistet werden.
  • Registerkarte "IDs":
    • ZDB-IDs der Aufnahmen für gedruckte und elektronische Versionen
    • Alle gültigen, eindeutig zuzuordnenden ISSN für gedruckte und elektronische Versionen

Grundregeln für Reihen

  • Für jede gezählte Reihe wird eine eigene Reihen-Aufnahme erstellt. Dies gilt auch für Unterreihen.
    • Stücktitel werden mit der Reihe über die Registerkarte "Ist Teil von" verknüpft.
      • In der HB 2 Beta trägt man dazu die GUID der Reihenaufnahme in das Unterfeld "Ist Teil von" ein.
      • Ab dem ersten Release von HB 2 wird dazu das neue Unterfeld "Host title" zur Verfügung stehen. In diesem Feld ist der Vorschlagsassistent aktiv. Wählt man darüber eine Reihenaufnahme aus, wird deren GUID automatisch in das Unterfeld "Ist Teil von" geschrieben.
      • Es wird weiterhin möglich sein, eine GUID ohne Benutzung des Vorschlagsassistenten direkt in das Unterfeld "Ist Teil von" zu schreiben.
  • Für ungezählte Reihen wird keine eigene Titelaufnahme erstellt.
    • Stücktitel aus einer ungezählten Reihe sind daher nicht mit einer Reihenaufnahme verknüpft. Stattdessen trägt man in der Stücktitelaufnahme den Titel der ungezählten Reihe in das Unterfeld "Host title" ein.
    • Eine ungezählte Unterreihe wird in dieser Form eingetragen: Reihe : Unterreihe.
  • Ist eine Publikation in mehr als einer Reihe erschienen, so wird in der Registerkarte "Ist Teil von" eine entsprechende Anzahl weiterer Felder-Blöcke hinzugefügt.
  • Siehe auch Unter Körperschaft anzusetzen.

Theoretisch kann ein Reihen-Stücktitel in einem der folgenden Kontexte erschienen sein:

  • Reihe gezählt:
    • Die Reihe erhält eine eigene Titelaufnahme in der HB.
    • Der Stücktitel wird über die Registerkarte "Ist Teil von" mit der Reihe verknüpft. Dort wird die Bandzählung eingetragen.
  • Reihe ungezählt: Die Reihe wird nur als Zeichenkette in das Feld "Host title" eingetragen.
  • Reihe gezählt, Unterreihe gezählt:
    • Für beide Reihen wird jeweils eine Titelaufnahme in der HB angelegt.
    • Der Stücktitel wird über die Registerkarte "Ist Teil von" mit beiden Reihen verknüpft. In den Felder-Blöcken werden die jeweiligen Bandzählungen eingetragen.
  • Reihe gezählt, Unterreihe ungezählt:
    • Für die gezählte Reihe wird eine eigene Titelaufnahme in der HB angelegt. Der Stücktitel wird über die Registerkarte "Ist Teil von" mit der Unterreihe verknüpft. Dort wird die Bandzählung eingetragen.
    • Die ungezählte Unterreihe wird nur als Zeichenkette in das Feld "Host title" eingetragen.
  • Reihe ungezählt, Unterreihe gezählt:
    • Die ungezählte Reihe wird nur als Zeichenkette in das Feld "Host title" eingetragen.
    • Für die gezählte Unterreihe wird eine eigene Titelaufnahme in der HB angelegt. Der Stücktitel wird über die Registerkarte "Ist Teil von" mit der Unterreihe verknüpft. Dort wird die Bandzählung eingetragen.
  • Reihe ungezählt, Unterreihe ungezählt:
    • Die ungezählte Reihe wird nur als Zeichenkette in das Feld "Host title" eingetragen.
    • Die ungezählte Unterreihe wird ebenfalls nur als Zeichenkette in das Feld "Host title" eingetragen.

Zeitschriften und Reihen / Titeländerungen

  • Wir vollziehen die so genannten Splits in der ZDB nach, d.h. bei gravierenden Titeländerungen wird eine neue Titelaufnahme angelegt.
  • Es ist besonders sorgfältig darauf zu achten, dass neu hinzukommende Unterordnungen mit der richtigen Titelvariante verknüpft werden - das heißt mit dem Titel, der zum Zeitpunkt des Erscheinens aktuell war/ist.

Zeitschriften- und Reihen / Unter Körperschaft anzusetzen

Mit unseren Titelaufnahmen müssen wir unterschiedliche Anforderungen bedienen:

  • Die Autoren wollen, dass die Titel in der unter Wissenschaftlern üblichen Form angegeben werden.
  • Wir Bibliothekare bevorzugen eine normierte Ansetzung gemäß Katalogregeln.

Bei der automatischen Erzeugung von Publikationslisten greift unser System ausschließlich auf den Inhalt des Felds "Titel" zurück. Deshalb praktizieren wir seit KW 46/2016 eine Kompromisslösung, und zwar beim Anlegen neuer Titelaufnahmen und beim Revidieren vorhandener Aufnahmen.

  • In das Feld "Titel" schreiben wir an erster Stelle den vollständigen Sachtitel der Publikation.
  • Darauf folgt [Spatium]/[Spatium]
  • Darauf folgt der körperschaftliche Urheber in Ansetzungsform gemäß RDA/GND.
  • Das Dortmunder Team wünscht folgende Ausnahme: Ist der Körperschaftsname schon in ansetzungskonformer Form im Titel enthalten, soll die RDA/GND-Ansetzung nicht zusätzlich hinter den Sachtitel geschrieben werden.

Beispiele für richtig ausgefüllte Titelfelder:

  • AIP conference proceedings / American Institute of Physics [ZDB-ID 187069-5]
  • Working papers / Vereinte Nationen. Research Institute for Social Development [ZDB-ID 2847232-9
  • Arbeitspapier / Ebs European Business School. Stiftungslehrstuhl Immobilienökonomie [ZDB-ID 2373563-6]
  • Arbeiten aus dem Fachgebiet Geographie der Katholischen Universität Eichstätt [ZDB-ID 22992-1]
  • Arbeiten aus dem Osteuropa-Institut München [ZDB-ID 743245-8]

Zeitschriften und Reihen / Unterreihen

Die Registerkarte "Basisdaten" enthält zwei eigene Felder zur Beschreibung der Unterreihe.

  • "Unterreihe"
  • "Subseries (sort)"

Zeitschriftenaufsatz / Vorab-Veröffentlichung online

  • Viele von einer Zeitschrift angenommene Aufsätze werden bereits online gestellt, bevor Band/Heft/Seitenzahl? der Printausgabe oder eine endgültige Aufsatz-ID feststehen.
  • Im Feld Titelzusatz bitte einen entsprechenden Vermerk machen. Verwendet der Verlag eine bestimmte Bezeichnung Vorabveröffentlichung (z.B. "corrected proof"), übernehmen wir diese.
  • Den Publikationsstatus auf "unveröffentlicht" setzen. Die Endredaktion kann die betreffenden Publikationen dann problemlos herausfiltern und prüfen, ob inzwischen eine endgültige Version vorliegt.

Datensatz abspeichern

  • Wenn man die notwendigen Felder ausgefüllt und alles noch einmal auf Fehler durchgesehen hat, speichert man den Datensatz mit dem Button "Abschicken".
  • Mehrfaches Zwischenspeichern ist nicht erforderlich und kostet nur unnötig Zeit.

Publikation ist in verschiedenen Ausgaben bzw. physischen Erscheinungsformen erschienen

Auflagen

Für jede Auflage eine eigene Titelaufnahme anlegen.

Parallel gedruckt und elektronisch publiziert - Inhalt identisch

Die beiden Ausgaben werden wann immer möglich in einer Titelaufnahme vereinigt:

Monographie

  • Beispiel 1: Ein Buch ist zugleich gedruckt und als CD-ROM erschienen. Die beiden Versionen unterscheiden sich inhaltlich nicht und haben auch eine identische Seitenzählung.
    • In das Feld "Notiz" kommt ein Hinweis auf die parallele Ausgabe: "Auch als CD-ROM erschienen".
    • Das Feld "Anzahl Seiten" wird wie üblich ausgefüllt.
    • In das Feld "ISBN" bitte alle ISBN beider Ausgaben schreiben, ggf. weitere ISBN-Felder hinzufügen.
    • In der Registerkarte "Inhalt" im Feld "Bewertung" können bei Datenträgern die Systemvoraussetzungen notiert werden. Dies ist aber nicht obligatorisch.
  • Beispiel 2: Ein Buch ist zugleich gedruckt und als E-Book erschienen.
    • Das Feld "Anzahl Seiten" wird wie üblich ausgefüllt.
    • In das Feld "ISBN" bitte alle ISBN beider Ausgaben schreiben: Ggf. weitere ISBN-Felder hinzufügen.
    • Feld "DOI" ausfüllen und DOI auf Funktionsfähigkeit prüfen.
    • Hat das E-Book überhaupt keinen oder keinen funktionsfähigen DOI, in der Registerkarte "IDs" einen permanenten Link zum Volltext einfügen.

Zeitschriftenaufsatz

  • Alle Standardfelder für diesen Publikationstyp werden wie üblich ausgefüllt.
  • Wenn ein funktionsfähiger DOI für den Aufsatz existiert, wird ausschließlich dieser angegeben.
  • Hat der Aufsatz überhaupt keinen oder keinen funktionsfähigen DOI, in der Registerkarte "IDs" einen permanenten Link zum Volltext einfügen.
  • Sonderfall = Druck- und Online-Version der Zeitschrift haben unterschiedliche Titel oder werden unterschiedlich angesetzt: Für Print- und Online-Version des Aufsatzes eigene Titelaufnahmen anlegen.

Parallel gedruckt und elektronisch publiziert - Inhalte unterschiedlich

Für jede der Ausgaben wird eine eigene Titelaufnahme angelegt. Beispiel: Zu einem Kongress erscheinen ein gedruckter Kongressband und ein Set mit 2 CDs. Der gedruckte Kongressband enthält nur die Abstracts der Vorträge, die CDs enthalten die Abstracts und die ausführlichen Versionen der Vorträge und zusätzlich Poster und Poster Abstracts.

  • Es empfiehlt sich, im Feld "Notiz" jeweils einen erklärenden Hinweis auf die andere Kongressveröffentlichung anzubringen.
  • Horizontale Verknüpfung in der Registerkarte "Andere Version"

Meldung wissenschaftlicher Abschlussarbeiten aus der RUB an die Hochschulbibliographie (Stand: 20.12.2016)

Gedruckte Dissertationen

  1. Meldung der Titel per E-Mail durch Fr. van Beek an  bibliographie-ub@ruhr-uni-bochum.de
    • Betreff
      • Verlagsausgaben: [Verlag] [Nachname, Vorname des Autors]
      • Selbstverlag: Scan [Nachname, Vorname des Autors]
      • Mikrofiche: Fiche [Nachname, Vorname des Autors]
    • Inhalt der E-Mail (soweit bekannt)
      • Titelaufnahme
      • Hochschulschriftenvermerk mit Fakultät und Datum der mündlichen Prüfung
      • GND-ID des Verfassers
      • Signatur
      • GND-ID des 1. Referenten
      • GND-ID des 2. Referenten
      • HT-Nummer der Titelaufnahme im RUB-OPAC
      • Selbstverlag: Links zu den PDF-Dateien des gescannten Inhaltsverzeichnisses und der Zusammenfassung
  1. Neuaufnahme in der Hochschulbibliographie

Elektronische Dissertationen

Altdaten aus der Hochschulschriftendatenbank, die neu in OPUS aufgenommen wurden

  1. Meldung der Titel per E-Mail durch Fr. van Beek an  bibliographie-ub@ruhr-uni-bochum.de
    • Betreff: Retro [Nachname, Vorname des Autors]
    • Inhalt der E-Mail wie bei gedruckten Dissertationen
    • URN-Resolving-Link
  2. Korrektur in der Hochschulbibliographie
    • Link zur Indexseite der Hochschulschriften-Datenbank durch URN-Resolving-Link ersetzen
    • Gutachter, GND-IDs und Tag der mündlichen Prüfung ergänzen

Neuaufnahme in OPUS

  1. Meldung der Titel per E-Mail durch Fr. van Beek an  bibliographie-ub@ruhr-uni-bochum.de
    • Betreff: Neu [Nachname, Vorname des Autors]
    • Inhalt der E-Mail wie bei gedruckten Dissertationen
  2. Neuaufnahme in der Hochschulbibliographie