Redaktion: erste Schritte (Stand: 26.06.2017)

Anmelden

Die  Anmeldeseite ist inhaltlich auf den Wissenschaftler abgestellt, der die Hochschulbibliographie nutzen will, und stellt die für diese Zielgruppe relevanten Funktionalitäten kurz dar:

  • Werk melden
  • Mit ORCID verknüpfen
  • Publikationsliste in die eigene Website einbinden (noch nicht verfügbar, interne abschließende Tests laufen)

Sowohl die Mitarbeiter der Hochschulbibliographie als auch die Wissenschaftler benutzen zur Anmeldung jeweils die Internet-Zugangsdaten ihrer Heimathochschule:

Alle Links der Anmeldeseite (Buttons unter "Werk melden" und "Mit ORCID verknüpfen" sowie der Link rechts über der grünen Menüleiste) führen zur Startseite ( https://bibliographie.ub.rub.de/beta/login?next=homepage) mit folgenden Elementen:

  • Grüne Menüleiste
    • Zugang zum Dashboard
    • Zugang zu den Erfassungsmasken für neue Publikationen, Personen, Organisationen oder Arbeitsgruppen
    • Suchschlitz zur Suche nach Publikationen, Personen, Organisationen oder Arbeitsgruppen
  • ORCID-Infobereich
  • Werk melden
    • "Ich habe IDs": Import über ISBN, DOI oder PubMed?-ID:
      • Gewünschten ID-Typ markieren.
      • ID in dem Suchschlitz eintragen.
      • Button Search anklicken.
      • Passenden Datensatz aus der Ergebnisliste auswählen und über den Link "Diesen Datensatz verwenden" importieren.
      • Registerkarte "Administrative Daten": Das System setzt die E-Mail-Adresse der meldenden Person ein und wählt automatisch den richtigen Datenkatalog aus.
      • Datensatz abspeichern.
    • "Ich habe keine IDs": Daten manuell eintragen
      • Link führt zur Übersicht aller Erfassungsmasken.
      • Publikationstyp auswählen, Pflichtfelder ausfüllen.
      • Datensatz abspeichern.
    • "Ich habe eine Liste": Publikationsliste hochladen
    • "Ich möchte suchen": Titel suchen und importieren
      • Beliebige Suchbegriffe in den Suchschlitz eintragen.
      • Ergebnisliste ist nach Publikationstypen sortiert.
      • Passenden Datensatz auswählen und über den Link "Diesen Datensatz verwenden" importieren.
      • Registerkarte "Administrative Daten": Das System setzt die E-Mail-Adresse der meldenden Person ein und wählt automatisch den richtigen Datenkatalog aus.
      • Datensatz abspeichern.
  • Meine Titel
    • "Werke anzeigen": Link führt zur Liste der Publikationen, an denen die angemeldete Person beteiligt ist.
    • "Datensätze anzeigen": Link führt zur Liste der Datensätze, die die angemeldete Person selbst angelegt hat.
    • "Aufgaben anzeigen": Link führt zur Liste der Datensätze, die der angemeldeten Person zur Bearbeitung zugewiesen wurden.
  • Publikationsliste einbetten (noch nicht verfügbar, interne abschließende Tests laufen)

Dashboard: Redakteursicht

Das Dashboard ist die Kommandozentrale der Hochschulbibliographie:

  • Gesamtliste aller Publikationen, die sich in der HB befinden. Die Anzahl der Publikationen setzt sich zusammen aus sämtlichen bibliographischen Datensätzen (genuine Hochschulbibliographiedaten mit Beteiligung der jeweiligen Hochschule plus sämtliche Überordnungen wie Sammelwerke, Reihen, Zeitschriften).
  • Facetten zum Herausfiltern von Datensätzen nach formalen Kriterien.
  • Um ausschließlich die Publikationen einer Hochschule zu sehen, bitte den passenden Filter in der Facette "Kataloge" ("Catalog") auswählen.
  • Anlegen neuer Datensätze
  • Zugang zu den Administratorfunktionen in Abhängigkeit vom jeweiligen Berechtigungsprofil
  • Globale und auf Bereiche eingegrenzte Suchoptionen
  • Zugang zum Arbeitsbereich "Superadmin"

Anzeige der vorhandenen Publikationen (Tabelle)

  • Die Publikationen sind absteigend nach Erfassungsdatum geordnet. Sortieren nach anderen Kriterien ist derzeit nicht möglich.
  • Redaktionsstatus
    • "Imported": Diese Datensätze stammen aus HB 1 bzw. aus Neuindexierungen
    • "Finalized": Redaktionelle Bearbeitung abgeschlossen
    • "New": Admins können den Datensatz bearbeiten und löschen.
    • "In process": Admins können den Datensatz bearbeiten.
    • "In process (currently locked)": Superadmins müssen den Datensatz zur Bearbeitung freigeben.
    • "Deleted": Der Datensatz kann von Admins nicht mehr bearbeitet werden. Superadmins können ihn endgültig löschen.
  • Titel
    • Nur Hauptsachtitel (Link zum Datensatz) sowie bis zu drei Verfassernamen bzw. herausgebende Institution
    • "Gewinner"-Datensätze aus der Dublettenbereinigung sind erkennbar an dem Icon Büroklammer direkt am Ende des Titels. Beispiel: "Zeitschrift für Soziologie" (cfa525fd-c621-4428-8b86-6ae070adafcc).
  • Drop-Down-Menü "Aktion": Bearbeitungsoptionen in Abhängigkeit vom Berechtigungsprofil der angemeldeten Person.

Datensätze suchen

Werke

  • Suchbar: Person, Affiliation, Titel, Untertitel, Titelzusatz, Other Title, Stichwörter aller Art, Abstract, Inhaltsverzeichnisse in Textform, ISBN, ISSN, GUIDs
  • Syntax der Abfrage für GUID: id:"[GUID]"
  • Ohne Bindestrich erfasste ISBN können nur ohne Bindestriche gefunden werden! Workaround: Immer ohne Bindestriche eingeben.
  • Nicht suchbar: ZDB-ID

Publikationen
Suchbar: Wörter aus den Titelfeldern, Namen von Personen und Organisationen

Personen

  • Option: Vor dem Eingeben von Suchbegriffen die RUB-Publikationen herausfiltern (==> Facette "Catalog" ==> Filter "Ruhr-Universität Bochum")
  • Suchbar: Affiliation, GND, GUID (Syntax siehe oben), ISNI, Namensbestandteile, ORCID, Researcher ID, Scopus ID, Verwaltungs-ID = Kostenstelle, VIAF, Working Group.

Organisationen

  • Option: Vor dem Eingeben von Suchbegriffen die RUB-Datensätze herausfiltern (==> Facette "Catalog" ==> Filter "Ruhr-Universität Bochum")
  • Suchbar: Bezeichnung, DESTATIS-ID, DESTATIS-Label, GUID (Syntax siehe oben), GND, Verwaltungs-ID = Kostenstelle.

Arbeitsgruppen

  • Option: Vor dem Eingeben von Suchbegriffen die Publikationen der eigenen Hochschule herausfiltern (==> Facette "Kataloge"/"Catalog")
  • Suchbar: Namen, IDs

Dubletten (funktioniert noch nicht)

  • Drop-Down-Menü "Ansichten" ==> Publikationen
  • Das System erzeugt eine Liste.

Datensätze herausfiltern

Facette "Kataloge" ("Catalog")

  • Nur Publikationen der eigenen Hochschule anzeigen lassen
  • Bei den herausgefilterten Publikationen handelt es sich um genuine Hochschulbibliographiedaten mit Beteiligung der eigenen Hochschule plus sämtliche Überordnungen wie Sammelwerke, Reihen oder Zeitschriften.

Facette "Personen"

  • Anzeige der zehn Autoren, mit denen die meisten Publikationen verknüpft sind, absteigend nach Trefferzahl sortiert.
  • Geplant: Weiterblättern zu Autoren mit geringerer Trefferzahl

Facette "Organisationseinheiten" ("Affiliation")
Anzeige der zehn Organisationseinheiten, mit denen die meisten Publikationen verknüpft sind, absteigend nach Trefferzahl sortiert.

Facette "Zugehörigkeit"
Anzeige der Organisationseinheiten, denen direkt Publikationen zugewiesen sind, um Publikationslisten erstellen zu können.

Facette "Publikationslisten von Arbeitsgruppen/Projekten?"
Anzeige der Arbeitsgruppen/Projekte?, denen direkt Publikationen zugewiesen sind, um Publikationslisten erstellen zu können.

Facette "Publikationstypen" ("Publication Type")
Anzeige der 25 am häufigsten vorkommenden Publikationstypen, absteigend nach Fallzahlen sortiert.

Facette "Untertypen" ("Publication Subtype")
Derzeit werden 32 Subtypen angezeigt, absteigend nach Fallzahlen sortiert.

Facette "OA funded"
 Open-Access-Publikationsfonds der RUB

Facette "gefördert durch den Open-Access-Publikationsfonds"

Facette "gefördert durch den Open-Access-Fonds der DFG" ("DFG funded")
 http://www.dfg.de/foerderung/programme/infrastruktur/lis/open_access/index.html

Facette "Redaktionsstatus" ("Editorial Status")
"Redaktionsstatus" meint den Redaktionsstand des HB-Datensatzes. Angezeigt werden alle vorhandenen Statusbezeichnungen, absteigend nach Fallzahlen sortiert.

  • "Imported" (derzeit übersetzt mit "Importiert" - hohe Trefferzahl) filtert die neu eingespielten Datensätze aus Citavi-Altdaten heraus.
  • "Created by import" (derzeit leider ebenfalls übersetzt mit "Importiert" - niedrige Trefferzahl) filtert die Zeitschriften und sonstigen Überordnungen der neu eingespielten Datensätze aus Citavi-Altdaten heraus.

Facette "Publikationsstatus" ("Publication Status")
"Publikationsstatus" bezieht sich auf die in der HB verzeichnete wissenschaftliche Arbeit (z.B. angekündigt oder unveröffentlicht).

Facette "Gesperrte Datensätze" ("Locked Records")

  • Zuerst den eigenen Datenkatalog auswählen, dann weiter filtern!
  • Die Auflistung erfolgt aufsteigend nach Bearbeitungsdatum.
  • Pro Bildschirm werden 10 Kurztitel angezeigt.
  • Rechts neben dem Kurztitel befindet sich das Drop-down-Menü "Aktion" mit den Optionen Anzeige, Bearbeiten, Löschen und Freigeben.
  • Achtung: Es gibt noch keine Überprüfung von Links bei Löschungen!

Facette "Scheindubletten" ("Apparent Duplicate")
Scheindubletten sind Datensätze, bei denen mehrere Kernelemente der bibliographischen Beschreibung überstimmen, so dass sie von Dubletten-Filteralgorithmen als identisch klassifiziert werden würden. De facto handelt es sich jedoch um verschiedenen Ausgaben oder sogar völlig voneinander unabhängige Publikationen.

Adminbereich

Menü "Ansichten"
Über die angebotenen Optionen kann man zu Teilmengen des Gesamtdatenbestandes wechseln und dann durch Suchen oder Filtern weitere Einschränkungen vornehmen:

  • Werke
  • Personen
  • Organisationen
  • Arbeitsgruppen: Das sind Forschungsverbünde, die nicht von der Organisationsstruktur der RUB abgebildet werden. Beispiele: Sonderforschungsbereiche, "FOR1581".
  • Die Optionen "Kontainer" und "Dubletten" sind noch nicht oder erst in Teilen implementiert und sollen noch nicht benutzt werden.

Menü "Personenredaktion"
Bildet Elemente der Vorredaktion im Workflow von HB1 ab. Noch nicht verwenden! Neuigkeiten
Der Link führt zu einer eigenen Seite mit aktuellen Mitteilungen.

Dokumentation (Bausstelle)

  • Kurzdokumentation:
    • Erklärungen zu Fallgruppen, bei denen die Redaktionsteams BO und DO einheitlich vorgehen müssen
    • Hinweise zu komplizierten und seltenen Fällen
  • Link zur Dokumentation des Bochumer Redaktionsteams (wird diese Trac-Seiten ersetzen)

Superadmin

Den Status "Superadmin" haben in Bochum derzeit Veronika Josenhans, Susanne Scholz und Martina Stiemert.

Menü-Aktionen:

  • Neue Datensätze importieren (JSON-Dateien hochladen)
    • Publikationen
    • Personen
    • Organisation
    • Arbeitsgruppe
  • Aktualisierte Datensätze importieren (JSON-Dateien hochladen)
    • Publikationen
    • Personen
    • Organisation
    • Arbeitsgruppe

Nutzerrolle zuweisen:

Bedienelemente der Benutzeroberfläche: Nutzersicht

[Baustelle]

ORCID-Anmeldung und -verknüpfung

Was tun bei Problemen, Störungen und Systemausfällen?

502 Bad Gateway

Backups laufen täglich mehrmals, und zwar von 0.05 Uhr an alle drei Stunden. Während der Backups fährt die Suchmaschine kurzzeitig auf Volllast. Dadurch kann es zu "502 Bad Gateway"-Fehlermeldungen kommen. Hier muss man etwas Geduld haben.

Bad Request | CSRF token missing or incorrect

Die Fehlermeldung kommt normalerweise dann, wenn das Formular zu lange geöffnet war. "Zu lange" bedeutet aktuell 30 Minuten.

Skript kann nicht ausgeführt werden

  • Entweder kann der Browser die Seite nicht schnell genug aufbauen, oder
  • der Arbeitsspeicher des Rechners ist generell zu klein bzw. gerade mit anderen Prozessen ausgelastet.

Timestamp fehlerhaft, daher kein Zugriff auf Dashboard

Jeder Datensatz, der angelegt wird, erhält vom System automatisch einen Timestamp. Immer dann, wenn der Timestamp auf 0 endet, gibt es ein Problem. Die 0 wird automatisch weggekürzt. Das System stellt dann folgerichtig fest, dass der Timestamp nicht richtig formatiert ist, weil eine Stelle fehlt, und reagiert mit einer Fehlermeldung. Das lässt sich derzeit nicht beeinflussen.

So sieht eine Fehlermeldung aus:
ValueError: time data '2016-08-26T13:36:07Z' does not match format '%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%fZ
Sie befindet sich auf einer HTML-Seite mit der Überschrift builtins.ValueError.

Was ist zu tun?

  • Soforthilfe = "Schiebedatensätze": Das kann jeder Redakteur tun! Über das Hauptmenü mit "Neu" so viele Dummy-Datensätze anlegen, dass der letzte reguläre Datensatz auf den nächsten Bildschirm rutscht. Dann kommt man sofort wieder in das Dashboard.
  • Der fehlerhafte Datensatz muss gefunden und von einem Superadmin gelöscht werden. Man kann ihn auf zweierlei Weise über das Eingabefeld auf dem grünen Menübalken suchen:
    • recordCreationDate:"[Zeichenfolge ValueError aus der Fehlermeldung]" (Beispiel: recordCreationDate:"2016-08-31T10:58:23Z")
    • recordChangeDate:"[Zeichenfolge ValueError aus der Fehlermeldung]" (Beispiel: recordChangeDate:"2016-08-31T10:58:23Z")

Titel entsperren, der in der Liste "Locked Records" nicht enthalten ist

  • Titel kann über die GUID im Browser aufgerufen werden.
  • Syntax: https://hb2.ub.tu-dortmund.de/manage/unlock/[GUID]
  • Syntax bei gesperrten Personendatensätzen: https://bibliographie.ub.rub.de/beta/unlock/person/[GUID]
  • Syntax bei gesperrten Organisationsdatensätzen: https://bibliographie.ub.rub.de/beta/unlock/organisation/[GUID]